#10 Las 3 automatizaciones que necesitas para la resaca del veranito 🌦️
Llegó Septiembre y no queda otra que ponerse al día.
Ya es miércoles y eso significa que tenemos nueva edición de Digital Flow🦾, espero que te aporte valor y recuerda suscribirte si aún no lo has hecho!
“Septiembre llega con su oh dios mío, con ropa veraniega va a joderse de frio”
Kase O
Si como a la mayoría de mortales se te han acabado las vacaciones, ánimo, no estas solo, espero que hayas podido disfrutar y desconectar unos días.
Si por el contrario, eres de los que ha estado currando todo el verano y aprovecha Septiembre como mes de descanso, ahora es tu momento de disfrutar.
La verdad que yo me fui de viaje a Grecia y he podido desconectar durante un par de semanas este mes de Agosto y tengo que decir que me ha venido de perlas, vengo con las pilas cargadas para seguir creciendo este proyecto de newsletter.
Así que vamos al lio!
Empezamos Septiembre, esa época curiosa del año donde todo es urgente, donde resurgen los problemas que habían sido enterrados durante el verano y que parecían ya olvidados para siempre, y por supuesto, se ponen en marcha todo tipo de nuevos proyectos.
En Julio me despedía contándote 3 automatizaciones que podías aprovechar para el verano, así que ahora a la vuelta te traigo 3 automatizaciones para la dura vuelta a Septiembre.
#1 Priorizando temas
Encendemos el ordenador el primer día después de vacaciones y el panorama es el siguiente:
- 378 correos sin leer 😤
- 49 Slacks pendientes de respuesta 😠
- 16 nuevas tareas en la herramienta de gestión de tareas 😡
Y como eres una persona que le preocupa la eficiencia y sabe gestionar su tiempo, sabes que tienes que priorizar, sabes que tienes que ponerte al día, pero tienes que hacerlo al ritmo adecuado, es imposible abarcar todo a la vez.
Primero, ponte al día con el correo.
Para esto, he estado probando alguna IA y en general, son muy buenas para este tipo de tareas, si tienes Gemini en tu Gmail, te va ser realmente fácil pedirle un resumen de los asuntos más urgentes que han ocurrido durante nuestras vacaciones.
Pero lo más importante de todo, tienes que evitar que esta congestión de tu correo se repita a lo largo del año.
Para ello, puedes crear un escenario automatizado en Make que te ayude a gestionar el correo electrónico y distribuirlo a tu gusto, categorizándolo, poniendo etiquetas o eliminando correos de tal manera que no se te acumulen cientos de mensajes en el inbox.
#2 Adiós a las reuniones innecesarias
Septiembre viene cargado de reuniones por doquier, con la excusa de que son necesarias para ponerse al día, inundan nuestros calendarios sin remordimiento alguno, y esto es una perdida de tiempo y productividad importante.
Se que no te estoy descubriendo nada nuevo, además hay gente que lo explica muy bien, te recomiendo dos artículos de
donde habla sobre como tener reuniones eficaces:
#37 Reuniones eficaces (1ª parte) - Las reglas de Yak
#38 Reuniones eficaces (2ª parte) - Las reglas de Yak
Por mi parte, hace tiempo cree un escenario en Slack en el que se preguntaba a todos los asistentes a una reunión la necesidad real de asistir, hacia algo como esto👇
✔️ A falta de 30min para la próxima reunión se desencadena la automatización.
✔️ Se notifica a través de Slack a cada asistente, preguntando si confirma o no su asistencia.
💡He leído ya a varias personas proponer calcular el coste real de las reuniones, multiplicando el coste hora de los asistentes por la duración de la propia reunión.
Y tengo que decir que me parece una idea buenísima y que podríamos implementar en este mismo escenario, en la parte de la notificación en Slack.
La notificación que nos llegaría seria algo así👇
Me encantaría ver la cara que se le quedaría a más de 1 al ver los costes que suponen estas reuniones 😁
Pero bueno sigamos con lo que hace el flujo:
✔️ Si hay match y todos los asistentes votan "Cancelar asistencia", se elimina la reunión y todo el mundo queda liberado.
✔️ Si no hay match o no hay respuesta de todas las partes, la reunión sigue en pie. Nadie sabe lo que votado cada uno.
✔️ Cuando no hay match, a falta de 5 minutos para la reunión, yo que había votado cancelar la reunión, decido si asistir o avisar a los asistentes de mi no asistencia.
✔️ Si decido no asistir, puedo proponer reagendar la reunión.
✔️ Envío correo electrónico informando de la decisión.
Es una de esas automatizaciones que NO deberían de existir, pero que debido a la reunionitis imperante hoy en día en cualquier empresa, puede abrir los ojos a más de 1.
#3 Onboarding nuevos proyectos
Septiembre es el mes de los proyectos, todo lo que en Junio guardaste en la caja de Pandora, ahora es urgente y flota más que nunca. La playa y los mojitos no han resuelto los problemas, solo los han pospuesto.
Así que me parece más que adecuado proponerte una automatización que nos ayude a optimizar la gestión de proyectos, déjame que te cuente.
Desde el prisma de la recurrencia, podemos decir que los proyectos cuentan con 2 partes bien diferenciadas.
1 componente variable en el que desarrollamos el trabajo del proyecto en si y es impredecible por naturaleza, por lo que no es posible buscar puntos de automatización.
1 componente fijo o recurrente que siempre debemos de hacer igual para todos los proyectos, una serie de tareas comunes que siempre repetimos de la misma manera.
Es en este segundo punto en el cual podemos eficientar nuestra operación y ahorrarnos algunas horitas.
Esta automatización empieza cuando damos de alta un nuevo proyecto en [Inserta aquí tu herramienta de gestión de proyectos], utilizaremos este evento como desencadenador de nuestra automatización.
Lo primero que podemos hacer es crear una estructura de carpetas predefinida donde almacenar la información relevante del proyecto: Documentos, Guías, Hojas de calculo… de tal manera que cada vez que cree un proyecto ya tenga esta estructura montada y 100% operativa.
Si tenemos plantillas que usaremos indistintamente en cualquier proyecto, también es interesante generarlas automáticamente y almacenarlas directamente en nuestra estructura.
Lo mismo pasa con el cronograma de tareas iniciales, si el proyecto siempre sigue unas etapas marcadas, con unas tareas bien definidas, podemos crearlas y asignarlas automáticamente.
Y por ultimo, nunca esta de mas comunicar todo esto a los implicados. Podemos enviar un correo a todos los participantes en el proyecto con toda esta información que hemos generado.
Como es lógico, este es un proceso muy personalizable y adaptable a las necesidades de cada negocio, que como bien sabes, son de lo mas variopintos que puedas imaginar, así que ahora te pregunto.
¿Qué automatizarías en tu flujo de gestión de proyectos?
Cuéntame en los comentarios.
O si has vuelto y ya estas hasta el gorro de todo, también me puedes contar como te ha ido el verano ☀️