#11 Documentación de procesos
Si Einstein decía que tenemos que documentar, quienes somos nosotros para llevarle la contraria!
Ya es miércoles y eso significa que tenemos nueva edición de Digital Flow🦾, espero que te aporte valor y recuerda suscribirte si aún no lo has hecho!
Einstein decía que si no puedes explicar algo con claridad, entonces es que no lo entiendes lo suficiente.
Yo no tengo una mente brillante como la de Einstein, pero tengo claro que cuando trabajamos con procesos complejos, tener una buena documentación es algo que ayuda mucho.
Y para poder explicar y documentar, primero tenemos que entender, muy bien y muy mucho.
Documentar no es el trabajo más divertido del mundo, estamos todos de acuerdo.
Pero déjame decirte algunas cosas por las que si creo que deberíamos hacer siempre el esfuerzo:
Facilita la colaboración entre miembros de un equipo.
Existe una única fuente de verdad que se puede consultar, tanto para el nuevo fichaje estelar que se acaba de incorporar a la empresa y esta más perdido que un pulpo en un garaje, como para el senior que lleva 10 años y todavía no se ha aprendido el proceso.Agiliza la resolución de problemas.
¿Cuántas veces un problema parece el fin de nuestros días hasta que descubres que la solución ya estaba escrita?
Pues eso, que solo era rebuscar un poco, nuestros problemas no suelen ser tan importantes y en muchas ocasiones ya han sido resueltos por otros.Ayuda a escalar.
Si quieres replicar un proceso en otra parte de una empresa o en otro mercado, tener una buena documentación hará que todo sea mucho más sencillo y dinámico.
Ahora que ya te he convencido de que tienes que documentar y vas a empezar a hacerlo, te cuento que una de las cosas que me he propuesto es hacer toda esta labor de documentación un poco más sencilla, y para ello, como no, vamos a usar una automatización hecha con Make.
Básicamente lo que viene a hacer esta automatización es lo siguiente:
Extraer las “tripas” de la automatización existente.
En Make lo llaman “blueprint”, y es un archivo JSON que contiene toda la estructura y configuración de un escenario.Enviar el blueprint al Asistente de IA.
Le pasamos este “blueprint” a un Asistente de IA que ha sido entrenado específicamente con los procesos y procedimientos de la organización [Para que tenga buen contexto]. Este asistente se encargará de analizar la información y generar el texto con la documentación paso por paso.Crear una pagina en Notion con la documentación generada.
Toda esta información que me ha generado la IA, la vuelco en una pagina de Notion, donde quedará almacenada para su posterior análisis.Revisa, corrige y complementa la pagina.
Ahora ya solo faltaría revisar lo que ha generado la IA, corregir aquello que no ha salido como esperábamos y complementar la documentación con otro tipo de documentos como flujogramas, videos explicativos, audios…
¿Qué nos hemos podido ahorrar, el 50% del trabajo como tal?
Seguramente más…
No voy a entrar en mucho más detalles de la automatización porque podríamos estar aquí horas, pero si me gustaria que te quedes con la idea de que documentar es algo importante y que veas que existen diversas formas de hacerlo más eficiente.
Si te interesa saber más sobre esto, escríbeme un comentario y comentamos los detalles.
Así que eso es todo mentes automatizadoras, cuanto antes empieces a documentar tus procesos, mejor que mejor, así que ale, haz caso al bueno de Einstein.
PD: Si tienes alguna automatización chula ya creada, te reto a que la documentes y nos compartas el proceso por aquí o por LinkedIn y me menciones para poder verla.