#12 Caso de uso: Onboarding para nuevas contrataciones
Dale a tus nuevos empleados el recibimiento que se merecen
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Siguiendo con el calendario que tenemos marcado en Digital Flow [recuerda que puedes consultarlo en mi web], esta semana toca explicar un caso de uso de automatización en detalle, y la propuesta es:
Contexto
Vamos primero con un poco de contexto para que sepas de que va la pelicula que quiero contarte hoy.
Por lo que he podido observar en numerosas ocasiones trabajando con diferentes empresas, el onboarding de nuevos empleados es uno de esos procesos que cuesta bastante gestionar internamente, sobre todo cuesta hacerlo de una manera ordenada y eficiente.
Es bastante común encontrar errores relacionados con tareas hechas de forma manual, como la asignación de licencias o la configuración de accesos a sistemas.
Uno de los principales beneficios que obtienes al automatizar el onboarding de un nuevo fichaje, no es únicamente la mejora de la experiencia que recibe este, también es una liberación para el equipo de RRHH, que ven como la tecnología apoya y les permite llegar a donde antes no lo hacían.
Objetivos
Automatizar la creación de usuarios en Google Workspace.
Asignar automáticamente al nuevo empleado a los grupos que le corresponda.
Enviar un correo de bienvenida al nuevo empleado con credenciales y acceso a los recursos necesarios.
Notificar al equipo de IT ante cualquier error en el proceso.
Herramientas utilizadas
→ Make
→ Google Forms
→ Google Sheets
→ Gmail
El proceso
1. Recepción de datos del nuevo empleado
Preparamos un Google Forms para recopilar todos los datos necesarios del nuevo empleado.
Los datos recibidos en el formulario desencadenaran nuestro escenario automatizado dentro de Make.
2. Registro en Google Sheets
Vamos a utilizar Google Sheets como base para registrar la información del nuevo empleado y mantener un historial con todas las incorporaciones.
Una vez completado el formulario, nuestra automatización se encargará de añadir una nueva fila a nuestra hoja de cálculo con todos los datos del nuevo empleado.
3. Creación del usuario en Google Workspace
A través de la API de Directory que nos ofrece Google, podemos programar en Make la creación automática de un nuevo usuario en Google Workspace.
Esto incluiría:
Nombre, correo electrónico, departamento, puesto, etc.
Asignación de una contraseña inicial o credenciales temporales.
4. Asignación a grupos
Utilizando nuevamente la API de Directory, puedes agregar al nuevo empleado a grupos de Google Workspace como:
Google Drive (para permisos de archivos y carpetas)
Google Calendar (para acceso a calendarios compartidos)
Grupos de Google para colaboración por correo.
5. Envío de correo de bienvenida
Por ultimo, nuestro escenario de Make enviará un correo de bienvenida al nuevo empleado a través de Gmail.
Este correo podría perfectamente contener:
Credenciales de acceso.
Enlaces a recursos importantes (documentación interna, guías, etc.).
Instrucciones sobre los primeros pasos en la empresa.
6. Gestión de errores y notificación a IT
Y como nada en la automatización es de color de rosa…
Nunca esta de más incluir un sistema de notificación automática para que el equipo de IT pueda recibir alertas si hay algún problema en la creación de usuarios o asignación de permisos.
Esto seria todo!!
La semana que viene más y mejor!