#9 Las 3 automatizaciones que necesitas para el veranito ☀️

Automatiza y despreocúpate en verano 🏖️

Ya es miércoles y eso significa que tenemos nueva edición de Digital Flow🦾, espero que te aporte valor y recuerda suscribirte si aún no lo has hecho!

Ultima edición antes del parón veraniego de Agosto, así que hoy te traigo 3 ideas de automatización de esas que te dan paz mental.

De esas que te permiten estar en el chiringuito de turno disfrutando de una buena cervecita helada sin pensar en otra cosa que lo rica que esta.

Vamos con ellas!

#1 Gestor de vacaciones

Empezamos con una solución bastante formalita y sencilla pero efectiva donde las haya, esta le puede venir bien a más de un manager que no tiene controladas las vacaciones de su equipo.

La idea es tener un espacio donde en un simple vistazo podamos saber las fechas de las vacaciones de cada miembro de nuestros equipo, lo que nos ayudará a organizarnos mejor.

1. Crea un Google Forms desde el que los miembros del equipo puedan solicitar sus vacaciones.

2. Crear un nuevo escenario en Make para automatizar el proceso y añade un paso intermedio con una aprobación necesaria por parte del manager de la solicitud.

3. Conecta el formulario con una base de datos de Notion donde se almacenen esas solicitudes.

4. Crea una vista de Calendario para ver de una manera clara y ordenada el periodo de vacaciones de cada empleado.

Calendario vacaciones equipo

Y listo, con esta solución bien simple es mucho más fácil tener una buena organización y gestionar de una manera efectiva las vacaciones dentro de cualquier equipo.

#2 Respuestas automáticas

Por favor, démosle una vuelta a las aburridas respuestas automáticas en Gmail.

Todo el mundo tiene el mismo mensaje soso y sin vida alguno que pone por defecto para avisar que se encuentra de vacaciones.

Yo te propongo algo diferente. Un escenario creado desde Make con el que cada vez que te manden un mail:

1. Enviemos una respuesta automática informando que estamos de vacaciones + GIF de turno con mojito/cubata en mano (imprescindible para que la automatización funcione 😁).

2. Tras ello, le incluimos en la respuesta una confirmación con la urgencia real del asunto que se trata, porque la realidad que no son pocos los que se ponen a escribir en vacaciones por asuntos menores.

3. Tras esperar y recibir la respuesta a nuestra pregunta.

🟢Si el asunto es realmente urgente y no puedo esperar, se le proporciona número de teléfono de contacto.

🔴Si no es urgente, se propone una Meet para la vuelta de vacaciones.

Con esta automatización uno si que puede estar tranquilo, además, sabiendo que tienes la mejor respuesta automatizada de toda la empresa.

#3 Planning diario vacacional

Y para la ultima te dejo la mejor.

Esta es solo para los más frikis como yo, que se nos va la pinza y queremos tener todo lo que podamos siempre atado, para aprovechar al máximo nuestras vacaciones.

Este mismo finde semana empiezo mis vacaciones, 8 días de crucero por las Islas Griegas (no sabes las ganas que tengo!) junto a mi pareja.

Y como sabes que me flipan las cosas bien organizadas, me he creado un planning diario con las actividades que haremos👇

Planning vacacional

No es nada complejo, un simple documento de Notion donde he organizado por días los diferentes lugares que visitaremos y toda la información que necesitamos para cada sitio y actividad que tenemos planeada.

Y como a veces se nos puede despistar cualquier detalle, he creado la siguiente automatización.

He montado un workflow que comunique mi documento de Notion con un bot de Telegram para que cada día a primerísima hora:👇

1. Lo primero que haga el bot según me levante sea informarme del clima para ese día en el lugar que nos encontremos, con los datos de las temperaturas máximas y mínimas y la probabilidad de lluvia, por si pudiese chafarnos algunas de las actividades. Esto es bastante sencillo de lograr, solo necesitamos la ubicación y un servicio de meteorología que disponga de una API a la que podamos consultar ese parte meteorológico.

2. A continuación, el bot también me enviará una tabla con el planning que toca para ese día, con las actividades a realizar y su horas correspondientes.

3. También me llegará el material correspondiente para esas actividades [Entradas a museos, reservas de restaurantes…], de tal manera que no tenga que andar buscando en el correo electrónico las reservas, lo tendré directamente todo en Telegram.

Seguramente lo mío con la automatización ya roce la obsesión montando todo esto pero oye, me da mucha más paz mental saber que tengo todo bien atado y preparado.

Y me sirve para futuras escapadas!

¿Qué más le añadirías tu que se me haya olvidado?
Se aceptan propuestas, cuanto más locas mejor👇

Digital Flow en vacaciones

Recuerda que durante el próximo mes de Agosto no habrá ninguna edición de Digital Flow.

Como te acabo de contar, las 2 primeras semanas de Agosto estaré de viaje y las 2 ultimas me las tomaré con calma [Que son fiestas aquí en Bilbao, la capital del mundo, Aste Nagusia].

También aprovecharé momentos puntuales del mes para preparar más contenido y volver en Septiembre con más ideas para esta newsletter, para traerte mejor contenido y nuevas cosas que tengo en el radar.

Calendario Digital Flow Agosto 2024

Nos volvemos a leer el 4 de Septiembre🦾

Espero que puedas disfrutar del verano y las vacaciones ☀️


PD: Cuéntame que planes tienes para este Agosto, te leo.